一、U8財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理方案綜述
U8財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理解決方案幫助成長(zhǎng)型企業(yè)堵塞資金管理漏洞,加速應(yīng)收賬款回籠,強(qiáng)化費(fèi)用控制,提高核算效率和會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,通過(guò)U8財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理的部署和應(yīng)用,幫助企業(yè)建立精細(xì)的科目核算體系、建立科學(xué)的會(huì)計(jì)核算體系、利用信息化系統(tǒng)管理加強(qiáng)流程控制、推行財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和高效率,加強(qiáng)全流程財(cái)務(wù)監(jiān)控力度,不斷提高財(cái)務(wù)管理水平。
二、U8財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理方案構(gòu)成
總賬+報(bào)表+應(yīng)收款管理+應(yīng)付款管理+出納管理+固定資產(chǎn)+UFO報(bào)表
三、目標(biāo)客戶(hù)
1、 單一組織企業(yè)(工業(yè)、商業(yè)、服務(wù)業(yè))
2、 關(guān)注財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理
四、企業(yè)關(guān)鍵需求
4.1 應(yīng)收賬款居高不下,產(chǎn)生大量呆賬壞賬
診斷:大量應(yīng)收賬款存在,經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)巨大,其管理難點(diǎn)是:
1. 不能及時(shí)知道應(yīng)收賬款余額到底有多少,信用期內(nèi)的有多少,超過(guò)信用期的有多少
2. 不清楚各產(chǎn)品、客戶(hù)、部門(mén)、業(yè)務(wù)員的應(yīng)收賬款分布情況
3. 需要向客戶(hù)催款,財(cái)務(wù)遲遲不能提供與客戶(hù)的往來(lái)交易明細(xì)
4. 客戶(hù)信用不能有效控制,應(yīng)收賬款不斷增加,壞賬損失難以控制
4.2 內(nèi)部員工的費(fèi)用控制、部門(mén)費(fèi)用控制難
診斷:費(fèi)用控制不力,影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn),增加企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本,其管理難點(diǎn)是:
1. 領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)無(wú)法知道業(yè)務(wù)細(xì)節(jié),有些員工有機(jī)可乘
2. 部門(mén)的預(yù)算形成虛設(shè),報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)不執(zhí)行,超預(yù)算控制不力
3. 員工借款逾期不還,無(wú)法有效控制
4. 到底哪個(gè)部門(mén)超支,哪項(xiàng)費(fèi)用超支,超支多少,無(wú)法及時(shí)進(jìn)行費(fèi)用追蹤與分析。
4.3 不能及時(shí)報(bào)稅或者稅額計(jì)算錯(cuò)誤,導(dǎo)致稅務(wù)處罰,造成企業(yè)額外損失和聲譽(yù)受損
診斷:由于所得稅計(jì)算工作量大,鉤稽關(guān)系復(fù)雜,手工處理效率低,容易出錯(cuò)。企業(yè)在報(bào)稅時(shí)存在以下問(wèn)題:
1. 稅法年年變,稅法政策了解不透徹
2. 稅務(wù)報(bào)表數(shù)量多,計(jì)算容易出錯(cuò)
3. 稅務(wù)報(bào)表之間鉤稽關(guān)系復(fù)雜,修改費(fèi)勁
4.4 缺乏規(guī)范的資金管理,造成銀行透支,影響企業(yè)信譽(yù)
診斷:企業(yè)每天流入流出的資金量大,出納需要經(jīng)常往返企業(yè)與不同銀行之間,費(fèi)時(shí)費(fèi)力:
1. 銀行票據(jù)手工填寫(xiě)容易出錯(cuò),造成廢票
2. 銀行多、資金收支業(yè)務(wù)量大,出納疲于奔命
3. 銀行對(duì)賬工作量太大,出納編制銀行余額調(diào)整表費(fèi)時(shí)費(fèi)力
4. 銀行賬戶(hù)余額只能月底才知道,簽支票時(shí)就怕透支
4.5 固定資產(chǎn)管理薄弱,不能全程動(dòng)態(tài)跟蹤每一個(gè)固定資產(chǎn),造成重復(fù)采購(gòu),資產(chǎn)浪費(fèi)嚴(yán)重
診斷:固定資產(chǎn)管理不善,給管理帶來(lái)?yè)p失,存在的主要問(wèn)題是:
1. 有的企業(yè)不清楚到底有多少臺(tái)、套固定資產(chǎn),心中無(wú)數(shù)
2. 有些設(shè)備長(zhǎng)期閑置不用,無(wú)人知曉
3. 固定資產(chǎn)賬實(shí)不符,盤(pán)點(diǎn)困難,難以追查,造成資產(chǎn)流失
4.6 財(cái)務(wù)信息滯后和失真,不能滿足決策的要求
診斷:手工會(huì)計(jì)核算模式下,效率低下,容易出錯(cuò),同樣問(wèn)題,月月重復(fù),這些問(wèn)題是:
1. 財(cái)務(wù)人員大量工作消耗在登記賬薄上
2. 財(cái)務(wù)賬經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門(mén)賬簿對(duì)不上;
3. 無(wú)法及時(shí)提供業(yè)務(wù)部門(mén)需要的會(huì)計(jì)信息
4. 財(cái)務(wù)人員經(jīng)常加班,卻往往不能及時(shí)出具報(bào)表
五、解決方案
5.1方案架構(gòu)
用友U8財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理解決方案作為中國(guó)成長(zhǎng)型企業(yè)最佳經(jīng)營(yíng)管理平臺(tái)的一個(gè)基礎(chǔ)應(yīng)用,包括總賬、應(yīng)收賬款管理、應(yīng)付賬款管理、網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)、出納管理、UFO報(bào)表、固定資產(chǎn)、所得稅申報(bào)模塊,表等模塊,并與業(yè)務(wù)系統(tǒng)如采購(gòu)、銷(xiāo)售、倉(cāng)庫(kù)等緊密相聯(lián),財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、出納、會(huì)計(jì)主管均可以通過(guò)該系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行日常管理與報(bào)表分析。
5.2方案對(duì)策
5.2.1 診斷問(wèn)題:如何降低應(yīng)收賬款比重,盤(pán)活營(yíng)運(yùn)資金?
對(duì)策一:對(duì)應(yīng)收賬款構(gòu)成要心中有數(shù)
通過(guò)應(yīng)收賬款精細(xì)化管理,按客戶(hù)、部門(mén)、業(yè)務(wù)員、產(chǎn)品記錄每一筆業(yè)務(wù)的應(yīng)收賬款明細(xì),內(nèi)容包括發(fā)生金額、發(fā)生日期,系統(tǒng)還可以記錄每一筆收款明細(xì),通過(guò)應(yīng)收以及回款的詳細(xì)記錄可以追溯業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈,做到心中有數(shù)。
及時(shí)與客戶(hù)之間的往來(lái)交易明細(xì),防止認(rèn)知差異,有利于催收貨款。
對(duì)策二:加強(qiáng)客戶(hù)信用管理
為客戶(hù)分別設(shè)置不同的信用額度和信用期間和控制方式,當(dāng)與企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí),進(jìn)行信用控制。
信用控制有3個(gè)時(shí)機(jī):一是開(kāi)訂單時(shí)進(jìn)行控制;二是開(kāi)發(fā)貨單時(shí)進(jìn)行控制;三是開(kāi)發(fā)票時(shí)進(jìn)行控制。信用控制有3種方式:一是剛性控制;二是柔性;三是不控制。通過(guò)信用管理,可杜絕大量超信用交易發(fā)生。
對(duì)策三:應(yīng)收賬款賬齡分析
將應(yīng)收款與收款之間的進(jìn)行逐筆核銷(xiāo),準(zhǔn)確地反映每一筆應(yīng)收賬款的發(fā)生和回款對(duì)應(yīng)關(guān)系,準(zhǔn)確記載每筆應(yīng)收款的賬齡。
通過(guò)賬齡分析,可以準(zhǔn)確定位和跟蹤有回款風(fēng)險(xiǎn)的客戶(hù),及時(shí)采取對(duì)策,防止貨款拖久難催,形成壞賬。隨時(shí)分析每客戶(hù)、每業(yè)務(wù)員、每產(chǎn)品系列的30天、60天。。。1年、2年。。。。賬齡,根據(jù)該賬齡分析表,制定不同的貨款催收政策。
5.2.2 診斷問(wèn)題:如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工的費(fèi)用控制、部門(mén)費(fèi)用控制?
對(duì)策一:科目精細(xì)化,輔助核算
將科目進(jìn)行精細(xì)化設(shè)置,比如管理費(fèi)用科目,可以按費(fèi)用項(xiàng)目設(shè)置下級(jí);而且將費(fèi)用科目進(jìn)行部門(mén)核算、個(gè)人核算,甚至專(zhuān)項(xiàng)核算。相當(dāng)于一項(xiàng)費(fèi)用支出從多角度進(jìn)行記錄,所以更加精細(xì),有利于分析費(fèi)用形成原因和分清部門(mén)責(zé)任。
對(duì)策二:預(yù)算控制、標(biāo)準(zhǔn)控制
科學(xué)制定預(yù)算,將預(yù)算分解落實(shí)到具體的責(zé)任單位和個(gè)人,在事先進(jìn)行控制;報(bào)銷(xiāo)時(shí)、
支付時(shí),在業(yè)務(wù)進(jìn)行中進(jìn)行預(yù)算控制;事后對(duì)預(yù)算進(jìn)行分析,找原因。
對(duì)策三:通過(guò)ERP進(jìn)行流程審批控制
費(fèi)用審批通過(guò)ERP進(jìn)行流程和額度控制,可以有效杜絕人情關(guān)系造成的控制不力,同時(shí)減少例外情況發(fā)生。
5.2.3 診斷問(wèn)題:如何進(jìn)行全面固定資產(chǎn)管理?
對(duì)策一:建立固定資產(chǎn)卡片
為每個(gè)固定資產(chǎn)設(shè)備或裝置建立卡片,并將卡片和設(shè)備編碼建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,企業(yè)有多少臺(tái)套固定資產(chǎn),心中有數(shù)。
對(duì)策二:固定資產(chǎn)全周期管理
對(duì)新添置的固定資產(chǎn),在ERP中自申請(qǐng)、采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)到投入使用,自動(dòng)建立卡片,進(jìn)行有效管理;對(duì)現(xiàn)有固定資產(chǎn),ERP自卡片開(kāi)始,自動(dòng)提取折舊,資產(chǎn)變更、資產(chǎn)增值減值、資產(chǎn)評(píng)估、盤(pán)點(diǎn)直到報(bào)廢,全部在ERP 系統(tǒng)中找到變化軌跡。
對(duì)策三:固定資產(chǎn)條碼管理
針對(duì)固定資產(chǎn)分散在不同地點(diǎn),盤(pán)點(diǎn)困難,ERP-U8條碼掃描盤(pán)點(diǎn)功能可以解決該問(wèn)題。對(duì)盤(pán)點(diǎn)后的盤(pán)盈與盤(pán)虧有相應(yīng)的業(yè)務(wù)跟蹤處理。
5.2.4 診斷問(wèn)題:如何實(shí)現(xiàn)方便的網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)?
對(duì)策一:實(shí)現(xiàn)多家銀行賬戶(hù)余額查詢(xún)
通過(guò)賬戶(hù)余額查詢(xún)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上在線查詢(xún)當(dāng)天多家銀行(工行、建行、中行、交行等)、賬戶(hù)余額,并將當(dāng)日余額和科目賬余額進(jìn)行比較分析
對(duì)策二:實(shí)現(xiàn)當(dāng)日交易明細(xì)、歷史交易明細(xì)查詢(xún)
通過(guò)網(wǎng)上銀行當(dāng)日交易明細(xì)查詢(xún)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上在線查詢(xún)當(dāng)天銀行賬戶(hù)交易明細(xì)、歷史交易明細(xì)
對(duì)策三:數(shù)據(jù)無(wú)縫傳輸,避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入
網(wǎng)上銀行系統(tǒng)為用戶(hù)提供了統(tǒng)一的操作界面和流程,在使用過(guò)程中用戶(hù)不必關(guān)心要與哪一家銀行進(jìn)行聯(lián)接,這些工作完全由系統(tǒng)通過(guò)讀取賬戶(hù)信息自動(dòng)完成
5.2.5 診斷問(wèn)題:如何提高財(cái)務(wù)核算效率?
對(duì)策一:憑證數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動(dòng)登錄賬簿
會(huì)計(jì)憑證一旦生成,財(cái)務(wù)賬簿自動(dòng)增加相關(guān)記錄,可以選擇是否包括未審核、已審核、未記賬、已記賬的憑證狀態(tài)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)
對(duì)策二:業(yè)務(wù)單據(jù)自動(dòng)生成憑證
業(yè)務(wù)部門(mén)將采購(gòu)/銷(xiāo)售發(fā)票、出入庫(kù)單等業(yè)務(wù)單據(jù)業(yè)務(wù)錄入系統(tǒng)后,財(cái)務(wù)人員可以直接在應(yīng)付、應(yīng)收和存貨核算等系統(tǒng)直接審核生成憑證
對(duì)策三:高效靈活的自動(dòng)化處理流程
支持流程的自動(dòng)化處理,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)單據(jù)到財(cái)務(wù)憑證的同步共享;并可自動(dòng)完成月末分?jǐn)偂⒂?jì)提、轉(zhuǎn)賬、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)并可自動(dòng)進(jìn)行試算平衡、對(duì)賬、結(jié)賬、生成月末工作報(bào)告。
對(duì)策四:隨時(shí)可以生成各類(lèi)報(bào)表
無(wú)需等到月底年底結(jié)賬,財(cái)務(wù)主管通過(guò)自定義取數(shù)公式設(shè)置,隨意定義報(bào)表格式和公式,可以自動(dòng)從賬務(wù)系統(tǒng)取數(shù),生成資產(chǎn)負(fù)債、利潤(rùn)表等多種財(cái)務(wù)報(bào)表,并提供與財(cái)政部久其報(bào)表的接口
對(duì)策五:任意報(bào)表數(shù)據(jù)都可追至明細(xì)單據(jù)
只要用戶(hù)擁有一定的權(quán)限,即可在報(bào)表的單元格中聯(lián)查當(dāng)前科目的明細(xì)賬。通過(guò)報(bào)表聯(lián)查憑證,體現(xiàn)了數(shù)據(jù)集成、一體化管理思想,特別是在報(bào)表分析時(shí),可以層層深入地分析數(shù)據(jù),更加便捷。
六、方案應(yīng)用價(jià)值
用友U8財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理全面解決方案根據(jù)當(dāng)前信息化財(cái)務(wù)核算的業(yè)務(wù)特點(diǎn),結(jié)合用友60 余萬(wàn)用戶(hù)經(jīng)驗(yàn)推出的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理整體解決方案。本方案預(yù)置了豐富的流程導(dǎo)航圖,并且根據(jù)企業(yè)中崗位和人員職能的需求預(yù)置了不同的角色,通過(guò)角色驅(qū)動(dòng)、流程導(dǎo)航幫助用戶(hù)輕松實(shí)現(xiàn)從預(yù)算到核算到財(cái)務(wù)分析的全過(guò)程管理。
加強(qiáng)了財(cái)務(wù)監(jiān)督和控制作用:通過(guò)信息化手段,可穿透業(yè)務(wù)過(guò)程,追根溯源,從而有效進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和控制。
提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量:無(wú)論從財(cái)務(wù)信息及時(shí)性還是全面性、正確性方面都大幅度提高,會(huì)計(jì)信息能夠更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。
堵塞了管理漏洞:通過(guò)用友U8系統(tǒng)提供的規(guī)范化業(yè)務(wù)流程、流程審批、預(yù)算、標(biāo)準(zhǔn)控制以及不相容崗位權(quán)限控制等措施,最大限度地控制異常業(yè)務(wù)發(fā)生,堵塞管理漏洞。
提升財(cái)務(wù)核算效率:自動(dòng)憑證、自動(dòng)記賬、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬、自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)表、自動(dòng)計(jì)算所得稅、自動(dòng)上報(bào)清繳、網(wǎng)上銀行等一系列的自動(dòng)處理功能大幅度提高了財(cái)務(wù)核算的效率和財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性。
降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),提升企業(yè)效益:通過(guò)加強(qiáng)資金的管控、費(fèi)用精細(xì)化核算、應(yīng)收賬款賬齡分析以及固定資產(chǎn)全程跟蹤等等,降低了資產(chǎn)流失、壞賬以及營(yíng)私舞弊等風(fēng)險(xiǎn),提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
七、示范企業(yè)-福建茶葉進(jìn)出口有限責(zé)任公司
7.1 企業(yè)簡(jiǎn)介
福建茶葉進(jìn)出口有限責(zé)任公司為中國(guó)糧油食品(集團(tuán))有限公司旗下中國(guó)茶葉股份有限公司控股企業(yè)。福建茶葉進(jìn)出口有限責(zé)任公司前身為中國(guó)茶業(yè)公司福州分公司,成立于1950年2月,1998年完成改制。
公司是中國(guó)茶葉進(jìn)出口大型企業(yè)之一,主營(yíng)烏龍茶、花茶、白茶、綠茶、紅茶等五大茶類(lèi)。
公司的蝴蝶牌商標(biāo)為福建省著名商標(biāo)和福建出口名牌。五十年來(lái)蝴蝶牌系列茶葉產(chǎn)品遠(yuǎn)銷(xiāo)海外60多個(gè)國(guó)家和地區(qū),成為百姓日常生活必備品。公司近年來(lái)通過(guò)了ISO-9001國(guó)際質(zhì)量體系認(rèn)證、ISO-14001國(guó)際環(huán)境管理體系認(rèn)證、HACCP認(rèn)證證書(shū)以及日本、歐盟、美國(guó)有機(jī)食品認(rèn)證、QS質(zhì)量認(rèn)證、福建CIQ過(guò)程管理 、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證。
7.2 診斷問(wèn)題
1、核算粗放,大鍋飯,費(fèi)用居高不下
由于金融危機(jī)的影響,企業(yè)的訂單明顯減少,雖然收入減少,但成本并沒(méi)有隨著同步降低,管理粗放,直接導(dǎo)致利潤(rùn)下滑。
2、 財(cái)務(wù)信息嚴(yán)重滯后,無(wú)法為決策提供依據(jù)
每次開(kāi)經(jīng)營(yíng)會(huì)議,領(lǐng)導(dǎo)層根本無(wú)法得到當(dāng)天的庫(kù)存、收付款、費(fèi)用以及收入等情況,領(lǐng)導(dǎo)決策多數(shù)憑估計(jì),對(duì)市場(chǎng)反映慢。
3、 銷(xiāo)售不暢、資金回籠慢、資金占用等原因造成企業(yè)資金緊張
由于銷(xiāo)售不暢,客戶(hù)開(kāi)始延期付款。企業(yè)原料雖然同步減少,但費(fèi)用仍然很高,再加上開(kāi)拓國(guó)內(nèi)市場(chǎng)也需要廣告、門(mén)店鋪貨以及增加物流成本等,資金緊張。
7.3 診斷方案
為解決以上管理問(wèn)題,福建茶葉決定通過(guò)ERP提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力,提出了劃小核算單元,精細(xì)核算,快速響應(yīng)市場(chǎng),從外銷(xiāo)向內(nèi)銷(xiāo)拓展的轉(zhuǎn)型升級(jí)策略,在一期項(xiàng)目成功部署財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理解決方案和其他解決方案,均取得了超出預(yù)期的應(yīng)用成效。其ERP總體業(yè)務(wù)流程如下:
7.4 應(yīng)用效果
費(fèi)用控制精細(xì)化,成本降低見(jiàn)成效
將三大費(fèi)用除了按部門(mén)外,有的還細(xì)化到車(chē)輛;樣品管理也一改過(guò)去的粗放式管理,現(xiàn)將樣品費(fèi)用按領(lǐng)用記入部門(mén),責(zé)任清晰;為每個(gè)成本中心、每個(gè)訂單、每個(gè)產(chǎn)品計(jì)算生產(chǎn)成本,生產(chǎn)損耗率有效控制在1%以?xún)?nèi)。
加速資金回籠
根據(jù)發(fā)票及時(shí)自動(dòng)形成應(yīng)收賬款,并且按客戶(hù)、業(yè)務(wù)員詳細(xì)記錄每一筆收款,將收款與應(yīng)收款進(jìn)行核銷(xiāo),可以動(dòng)態(tài)掌握每個(gè)部門(mén)、客戶(hù)、業(yè)務(wù)員的發(fā)貨與未回款情況,幫助業(yè)務(wù)部門(mén)跟催貨款;同時(shí)及時(shí)監(jiān)控到各門(mén)店業(yè)務(wù),能夠保證門(mén)店收入及時(shí)入賬。
監(jiān)督公司相關(guān)制度有效執(zhí)行
隨時(shí)查看到貿(mào)易部門(mén)的每一筆業(yè)務(wù)交易細(xì)節(jié),從而有效監(jiān)督公司制定的價(jià)格、信用等政策是否得到貫徹執(zhí)行,保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的安全。
財(cái)務(wù)信息對(duì)決策的強(qiáng)力支持
隨時(shí)按多個(gè)緯度統(tǒng)計(jì)分析各部門(mén)、業(yè)務(wù)員、客戶(hù)、每一單的贏利及回款情況,不但可及時(shí)為業(yè)務(wù)部門(mén)分析市場(chǎng)和篩選、跟蹤客戶(hù)提供準(zhǔn)確的決策依據(jù),而且還能為公司制定進(jìn)行績(jī)效考核提供數(shù)據(jù)依據(jù)。
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